政府采购管理内部控制制度

第一节政府采购业务分析

一、政府采购业务描述

各单位根据业务需要开展采购各类物资和服务。符合政府采购规定的各类采购，应遵守政府采购的规定。具体而言，政府采购是指各单位使用财政性资金，按照《中华人民共和国政府采购法》及即墨市政府采购管理办法规定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府集中采购目录和采购限额标准依照《中华人民共和国政府采购法》规定的权限制定。

采购，是指以合同方式有偿取得货物、服务和工程的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。采购货物，是指采购各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。采购服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。采购工程，是指建设工程，包括对建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

单位应当明确相关岗位的职责权限，确保采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。单位可以由财务科作为采购、政府采购的归口管理部门。

财务科负责对采购金额、预算执行等环节进行审核。

二、业务的主要风险

1、未编制采购预算，采购计划安排不合理，未详细掌握单位对资产的实际需求和相关配备标准，可能导致资产配置闲置或浪费。

2、通过“化整为零”等方式规避政府采购，规避政府采购

监督，可能导致采购业务违法违规。

3、未采用恰当的招标方式，或者在招投标中存在不规范甚至违法、舞弊等问题。

4、供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，采购审批不规范，可能导致舞弊行为或遭受欺诈。

5、采购验收不规范，付款审核不严，可能导致实际接受物资与采购合约有差异、资金损失或信用受损。

6、工程项目无可行性研究或者可行性研究流于形式，可能导致浪费财政资金。

7、设计方案不合理，设计不周全，可能影响工程项目质量或造成安全隐患。

8、未严格执行当年度集中采购目录范围和采购限额标准，通过压低等方式规避政府采购，施工过程中再追加预算，可能导致采购业务违法违规。

9、招标过程中未做到公平、合理，施工单位资质不符要求或挂靠、冒用他人名义投标；未采用恰当的采购方式，或在招投标中存在违法违规行为，可能导致舞弊行为。

10、施工现场控制不当，施工材料以次充好，可能导致工程质量低劣；施工监理不到位，可能导致施工安全隐患。

11、竣工验收不规范，把关不严，可能导致交付使用的工程质量不过关。

12、竣工财务审计流于形式，可能导致竣工决算失真。

三、控制要求

1、建立完善的政府采购内部管理制度，明确采购业务的内部实施机构，明确各参与单位和人员的职责。

2、根据单位的有关规定编制采购预算，合理安排采购计划。

3、严格执行《中华人民共和国政府采购法》即墨市政府采购的相关规定等法律法规，保证应当纳入集中采购的项目都采用集中采购程序。

4、规范招投标行为，规范采购验收程序。

5、项目立项科学合理，决策过程合法规范，建立与基本建设项目相关的审核制度，招标过程合法合规，建设过程控制有效，竣工验收和资产移交合法合规。

6、会计核算规范，档案管理完备。

四、主要控制环节和关键岗位

（一）归口管理及关键控制岗位

财务科是采购业务的归口管理部门，负责对本单位各类物资、服务及工程采购工作进行统筹、组织和管理，按照需求合理、程序规范的方式进行采购。各单位和二级单位负责本部门各类物资、服务和工程采购的申请、论证工作。

政府采购业务控制的关键岗位包括：各单位的采购预算编制岗位；局资产财务科的采购审批岗位、招标文件起草岗位、招标合同复核岗位、合同签订岗位、商品和服务验收岗位、商品保管岗位、采购执行岗位；局财务科的采购付款岗位、会计记录岗位。

（二）主要控制环节和表单

采购业务包括的主要控制环节包括：采购制度的制定、采购申请、采购审批、采购合同签订、采购过程控制、采购付款。采购预算的编报及批复、采购需求制定、采购方式确定、招投标管理、合同备案、验收与款项支付。

涉及工程采购时，主要环节还包括：工程采购项目立项和可

行性研究、工程设计、工程施工、工程建设政府采购招投标、工程竣工和决算、工程审价和监理。

采购业务的主要表单：采购申请和审批表；招投标审核表等。

第二节采购业务控制流程

一、购置货物

（一）基本要求

“采购业务—购置货物”控制，指各单位为了开展日常政务活动或为公众服务的需要，在财政监督前提下所采购货物业务的过程中，通过委托采购代理机构组织的政府采购、自行组织的政府采购和自行组织的零星采购等管理模式实现对货物的购买。单位可以根据采购对象，明确管理职责。

涉及信息化建设的物资采购，财务科为归口管理部门。由局资产财务科统筹单位的信息化建设的物资采购需求，各单位根据信息化建设要求报送需求；财务科审核经费预算、组织采购，与局资产财务科一同组织验收。

不涉及信息化建设的物资采购，局资产财务科为归口管理部门。由各单位根据业务需要，报送采购需求；局财务科审核经费预算；局资产财务科组织采购、验收。

（二）控制目标

1．安排的采购计划符合年度采购预算。

2．严格执行中华人民共和国政府采购法、合同法等法律法规，保证采购程序、采购方式合法合规。

3．采购、验收程序规范，岗位有效分离。

（三）业务流程

采购货物一般要经过采购准备，采购申请，确定采购方式，

进行集中采购或分散采购，与供货方签订购置合同，验收入库和付款等环节。

1．采购准备

（1）年初已确定采购需求的，或者年初未确定采购需求但拟购货物属于年度政府采购集中采购目录范围的，由局资产财务科根据业务需要提出货物采购需求后报办局财务科。局财务科审核货物采购预算。局资产财务科按照年度政府采购集中采购目录范围和采购限额标准确定采购方式，并将货物采购的具体需求、采购方式、预算经费等上报分管财务的单位领导审批。

（2）在年度中提出货物采购需求，且拟购货物不属于年度政府采购集中采购目录范围的，由局资产财务科拟写签报会签局财务科，明确具体采购需求、确定采购方式和经费，并报局资产财务科和分管财务的单位领导审批。其中，属于信息化设备的采购，还应由局资产财务科审核。

2．采购实施

（1）集中采购

①确定社会采购代理机构

各单位货物集中采购由局资产财务科委托市政府采购中心代理采购。

②确定采购方式

电子集市采购：采购的货物属于年度政府采购集中采购目录范围内集市采购的，由市政府采购中心定期招投标后在政府采购网上发布，按照协议采购网上供货，由局资产财务科实行电子集市竞价采购；属定点采购的，由局资产财务科实行电子集市直购方式采购。

非电子集市采购：采购的货物属于年度政府采购集中采购目

该范围内非集市采购的，由局资产财务科委托市政府采购中心代理采购。

其中：采购的货物预算金额在规定限额以上的，由局资产财务科委托市政府采购中心组织公开招标采购，相关招投标手续由市政府采购中心代理。采购货物预算金额在规定限额以下的，由局资产财务科委托各级政府采购中心组织非招标采购方式采购，相关手续由各级政府采购中心代理。

③申请采购方式变更

a.未经公开招标而直接申请变更采购方式的

达到公开招标数额的货物采购，未经公开招标而需要变更采购方式的，由局财务科提出采购变更方式意见，上报局资产财务科、分管财务的单位领导审批。经单位领导审批后，由医院财务科上报财政主管部门批准后会同局资产财务科实施采购。

拟采用单一来源方式采购的，应按照规定进行公示，并在公示通过后，由局资产财务科将公示材料与上述材料一并报送财政主管部门。

b. 达到公开招标数额标准的货物采购项目，公开招标失败后申请变更采购方式

如公开招标发生流标的：由局资产财务科会同局财务科组织从政府采购专家库中抽取相关专家组，请专家对招标文件中是否有不合理条款进行评审；经专家评审后，由局资产财务科和局财务科报分管单位领导审核同意后，由局财务科将采购方式调整意见上报财政主管部门审批；经财政主管部门审批后，由局财务科按审批同意后的采购方式组织实施采购。

如公开招标发生废标的：由局资产财务科会同局财务科根据专家评审意见，将采购方式调整申请上报局资产财务科及局财务

科得分管单位领导审批，并报经财政主管部门审批。经财政主管部门审批同意后，由局资产财务科组织实施采购。

（2）分散采购

①确定社会采购代理机构

如属于信息化设备，由局资产财务科按照信息化管理的有关规定，可在每年度需选择确定社会采购代理机构承担单位分散采购和其他采购形式的信息化设备政府采购代理招标工作。如属于非信息化设备，由局资产财务科按照上述规定所产生的社会采购代理机构，承担通过分散采购和其他采购形式的非信息化设备政府采购代理招标工作。

②确定采购方式

采购的货物预算金额在规定限额以上的，且属于政府采购集中采购目录范围以外的，委托市政府采购中心或者具有政府采购代理资格的采购代理机构组织公开招标采购，相关招投标手续由市政府采购中心或采购代理机构代理。

采购的货物预算金额在规定限额以下，且属于政府采购集中采购目录范围以外，同时其采购货物单项预算金额在规定限额以上或者批量预算金额在规定限额以上的货物，由局资产财务科委托具有政府采购代理资格的采购代理机构组织非招标采购方式采购，相关手续由采购代理机构代理。

③申请采购方式变更

分散采购发生采购方式变更的操作流程与集中采购相同。

（3）确定中标供应商

采购货物委托各级政府采购中心（或者具有政府采购代理资格的其他采购代理机构）代理的采购项目，根据采购活动过程评定产生中标候选供应商。局资产财务科将评定结果报请分管采购