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【法务】疫情期间合同管理建议

2020-02-17

  疫情之下,万众一心共渡难关。作为社会经济活动最广泛、最具活力“细胞”的企业,也应当做好商务合同管理,利用法律的规范作用稳定经济秩序和交易行为,从而为维护正常的经济秩序和管理秩序提供良好的法律基础,为共同战胜疫情,稳定社会和企业,建议企业采取以下应对措施。

  关注1

  关注国家宏观政策

  疫情期间,国家及地方政府会适时发布通知或政策,此时国家发布的政策或与疫情防控相关,或与国计民生相关,作为社会经济细胞的企业理应重点关系。同时,与企业所属行业发展有关的通知和政策更可能会决定企业未来的发展方向,或指导企业在特定疫情阶段的应对方案,所以建议时刻关注疫情下国家的大政方针,尤其是行业相关的通知、政策,为企业在战胜疫情后的发展布局做好战略方向。

  关注2

  关注合同履行情况,实时管理合同

  疫情期间,应当基于合作伙伴关系积极与合同相对方沟通,实时处理因合同履行所涉的相关事宜:

  (1)受疫情影响,合同已不能履行或者合同目的不能达到的,建议适用不可抗力原则及时解除合同。主张不可抗力一方应尽快向对方发送通知,并将疫情对合同产品生产、运输或接收、支付款项的影响,或其他无法按约履行的情况明确告知对方;同时要采取必要的措施防止损失的扩大;针对已经出现的问题,应当积极沟通,友好协商妥善的处理方案。

  (2)受疫情影响,按原合同履行对一方显失公平的,建议适用“情势变”更原则,双方基于真诚合作协商解决方案,或通过诉讼方式确认合同变更或者合同解除,发挥法律的定纷止争作用,以最大程度的维护交易安全,维护正常的经济秩序。

  (3)合同一方明确表示或以行动表示不履行合同的,建议守约方积极收集相关证据并及时主张权利,通过合同违约条款实现合法权利的救济。

  关注3

  证据管理

  结合笔者多年的实务经验,企业对于证据管理的理念和管理手段尚存在诸多不足。值此疫情特殊时期,建议企业加强证据管理力度,做好合同履行相关证据的留存:对疫情中政府要求延长假期、延迟复工、转产、征收征用的通知、文件等予以保存;企业停产、停止供货、被停止供货、原料来料被政府部门检查扣留的证据应当保留。如确实无法判定何种证据需要留存,建议不做区分,所有企业运营相关的资料均视作证据均妥善保存,以备不时之需。

  关注4

  合同文档、印章管理

  信息化是未来的趋势,通过电子签章的方式,既符合信息化的要求,也有利于企业管理好合同文档、印章的法律风险,据此,对于具备条件的企业建议采取电子签章,高效管理合同的同时,也减少了印章和文档管理的法律风险。

  关注5

  合同管理流程的梳理和完善

  建议梳理和完善企业的合同管理流程,同时应当将合同管理各流程的责任落实到个人,对流程风险予以把控并及时采取措施,如合同履行出现可变更、解除的情形时,应当迅速反映并与合同相对方沟通。

  来源:江苏律协